Industrie Canada aide des organismes à réaliser ce potentiel grâce au programme des Collections numérisées du Canada (CNC).

Le programme est conçu pour aider les jeunes Canadien(ne)s à acquérir des compétences dans les domaines de la technologie et de l’entrepreneuriat; l’accent est mis sur les jeunes qui ont quitté l’école, sur les étudiants en quête d’un travail pour payer leurs études, ainsi que sur les diplômés récents à la recherche d’une expérience professionnelle.

Il est possible de diviser en cinq étapes le processus de création de la version électronique :

1. Recherche—trouver une collection ou une ressource à numériser
2. Numérisation—la ressource existante est convertie en un format électronique
3. Traitement—le document électronique est « épuré »
4. Préservation—la ressource électronique est stockée dans une disquette ou un disque dur
5. Affichage—la nouvelle ressource électronique est mise en place pour présentation et/ou extraction

Il est possible de recourir à différentes méthodes pour créer le contenu numérisé :

• une ressource existante peut être transformée sous forme électronique
• une ressource électronique existante peut être manipulée ou étendue

Un projet numérisé peut comprendre l’une ou l’autre de ces deux méthodes, ou une combinaison des deux.

Le programme des Collections numérisées du Canada est conçu pour former de jeunes Canadien(ne)s pendant qu’ils numérisent des collections existantes afin qu’elles soient disponibles sur Internet. Industrie Canada conclut des ententes avec des gestionnaires de projet (comme des bibliothèques, des services d’archives, des musées, etc. du Canada) pour qu’ils gèrent les équipes de jeunes qui s’occupent de produire ces collections numérisées.

Il ne faut pas oublier que, même si la collection originale est située à plusieurs endroits, Internet est conçu de façon que l’on puisse réunir tous ces renseignements en un endroit unique. Industrie Canada encourage les organisations à former des partenariats en vue de la création de collections numérisées.

• texte
• images
• photographies d’objets physiques
• sons
• base de données ou index
• images vidéo*

* Les propositions qui comportent des images vidéo seront prises en considération, mais le programme des CNC ne recommande pas de recourir dans une large mesure à cet élément, qui tend à créer des fichiers de grande taille et peut poser des difficultés de transmission par Internet.

Lorsque vous présentez une proposition, n’oubliez pas que n’importe lequel de ces éléments peut contribuer à créer une collection; toutefois, les éléments en question doivent être structurés de telle manière qu’ils racontent une histoire qui est importante à l’échelon local, régional ou national.

• la collection est dans un état fragile
• la collection est précieuse ou rare
• la collection est une ressource spéciale, en demande et difficile à obtenir ailleurs
• la collection reflète un domaine de spécialisation quelconque au sein de votre établissement ou de votre région
• les heures d’accès à la collection sont restreintes
• les heures d’accès restreintes sont un obstacle pour les utilisateurs qui ne peuvent pas se rendre facilement à la bibliothèque ou au service d’archives

• Quels sont le matériel et les logiciels actuellement disponibles pour le projet?
• La configuration existante convient-elle aux documents à numériser?
• Sinon, quels sont le matériel ou les logiciels supplémentaires nécessaires?

• Un branchement Internet est-il nécessaire?
• Un réseau de zone local (RZL) est-il nécessaire?

La méthode que vous employez pour numériser le contenu d’une collection déterminera dans une large mesure le matériel et les logiciels requis :

• introduction manuelle des données—cette opération requiert un minimum de matériel et de logiciels, mais elle est fort lente et fort longue, elle nécessite beaucoup de travail et elle est coûteuse. L’introduction manuelle des données ne suffira pas si vous voulez numériser des images ou des sons.
• visualisation de documents—un scanner crée une image numérisée d’un document et la stocke sous forme d’élément graphique. Ce processus fonctionne bien pour des images et du texte, mais lorsque l’on stocke du texte sous forme d’image, il est impossible d’y apporter des corrections ou d’y faire des recherches.
• reconnaissance optique de caractères (ROC)—un scanner crée une image numérisée du document, et un logiciel spécial transforme chaque élément de la page en texte numérisé. L’avantage de la ROC, c’est qu’il est possible d’indexer le texte et d’y faire des recherches plus tard.

La numérisation peut se faire au moyen d’un système Macintosh ou PC. Les ordinateurs récents et rapides donneront de meilleurs résultats et rendront votre projet plus productif, mais il est quand même possible d’utiliser de manière efficace un ordinateur 486. Les logiciels de balayage fonctionnent avec un processeur 386 et une mémoire à accès direct (RAM) de 4 mégaoctets (mo), mais cela n’est pas recommandé pour les projets qui nécessitent un travail de balayage considérable. Dans un tel cas, on recommande plutôt un PC Pentium de 75 Mhz ou un Macintosh d’une puissance équivalente.

Les travaux en HTML peuvent être faits à l’aide d’un PC 386 (minimum) ou d’un Macintosh de puissance équivalente. Si vous décidez d’employer un 386 pour des travaux en HTML, choisissez avec soin votre programme d’édition. Certains éditeurs HTML nécessitent des systèmes d’extrémité supérieurs pour fonctionner efficacement.

Une mémoire à accès direct (RAM) de 8 mo est le minimum absolu pour qu’un logiciel de balayage puisse fonctionner. Cependant, la manipulation d’images en général, et la ROC en particulier, exige beaucoup de mémoire : idéalement, l’appareil utilisé pour les opérations de balayage et de ROC devrait être doté d’une mémoire à accès direct d’au moins 16 mo (la mémoire recommandée est de 32 mo).

Les logiciels de balayage exigent entre 6 et 20 mo d’espace-disque disponible; en outre, il sera nécessaire de stocker et de sauvegarder sur place les images et les fichiers avant de les transmettre au serveur de Rescol. Assurez-vous que tous les ordinateurs disposent d’un espace-disque suffisant.

Un disque dur de 1,0 gigaoctet (go) est recommandé pour les appareils servant à effectuer des travaux de balayage.

Un modem de 14,4 bps est le minimum requis; on recommande 28,8 bps pour transférer au serveur de Rescol le grand nombre de fichiers que produira votre projet. Si vous n’avez pas de réseau de zone local, il vaut la peine d’être muni de plus d’un modem pour que le processus de téléchargement de fichiers soit efficace et que tous les étudiants puissent se familiariser avec Internet et le logiciel Internet.

Bien que vous puissiez vous tirer d’affaire avec des ordinateurs, des modems, etc. d’un certain âge, n’oubliez pas que la qualité de votre scanner déterminera celle des images que vous produisez. Si une partie importante de votre collection se compose d’images, choisissez un bon scanner. Un scanner à plat est indispensable pour la ROC et le balayage d’images. Les scanners à main sont difficiles à manier et peuvent obliger à balayer plusieurs fois des documents de grande taille pour pouvoir créer une image unique. Assurez-vous que le scanner est soutenu par le logiciel de ROC que vous choisissez.

Votre scanner nécessitera un programme de commande de périphérique (habituellement inclus dans le logiciel de balayage) de même qu’une carte SCSI (interface mini-ordinateur) et un câble. Assurez-vous que la carte SCSI est adaptée à votre scanner.

Bien que vous puissiez certainement exécuter un projet de numérisation à l’aide d’ordinateurs autonomes et sans réseau de zone local, il est bien plus pratique d’en avoir un. La ROC et l’imagerie peuvent produire des fichiers de grande taille, difficiles à déplacer d’un ordinateur à un autre. Si vous possédez un scanner et avez besoin de transférer les fichiers à d’autres appareils pour les manipuler et les traiter, un réseau de zone local est fort utile.

Si vous projet comporte la numérisation de sons, il vous faudra peut-être améliorer votre système existant à l’aide d’un ensemble multimédia.

Votre équipe aura besoin de navigateurs Web, comme Netscape et Internet Explorer, à la fois pour vous familiariser avec les sites Web et les ressources archivistiques qui s’y trouvent, et pour voir à l’avance leurs propres documents. Il est fortement recommandé d’examiner aussi à l’avance les pages terminées à l’aide d’un navigateur de texte seulement, comme Lynx, afin de vérifier si les utilisateurs n’ayant pas accès à des navigateurs graphiques pourront s’en servir et naviguer sans difficulté. Chaque appareil servant aux travaux d’élaboration devrait être muni d’un logiciel de navigation.

Un logiciel de transfert de fichiers comme WS-FTP (Windows) ou Fetch (Macintosh) devrait être installé sur tous les appareils dotés d’un modem.

Dans une large mesure, les membres des équipes communiqueront avec le personnel des CNC et les personnes chargées du soutien par courrier électronique. Ce dernier sera également essentiel si les membres de votre équipe travaillent à des endroits différents, ou si certains travaillent seuls. Il existe de nombreux programmes de courrier électronique acceptables.

De nombreux programmes sont disponibles pour créer des documents en HTML (un grand nombre d’entre eux peuvent être téléchargés sous forme de logiciels gratuits ou de partagiciels). Le programme que vous choisissez dépend de vos besoins. Le Netscape Navigator Gold est offert avec un éditeur HTML de type WYSIWYG (What You See Is What You Get). Cet ensemble peut être utile; n’oubliez pas qu’il est bon d’avoir une bonne connaissance du HTML, même pour ce type d’éditeur. (Le Navigator Gold fonctionne mieux lorsque la mémoire à accès direct est supérieure à 8 mo.) D’autres bons logiciels WYSIWYG sont Claris Homepage et Adobe PageMill. Un éditeur HTML à prix raisonnable est HotDog Pro , un progiciel téléchargeable par Internet.

Assurez-vous que le logiciel de balayage que vous achetez convient à votre scanner. Habituellement, un scanner est expédié avec le logiciel approprié.

Ce ne sont pas les programmes de manipulation d’images qui manquent; toutefois, de nombreuses équipes se servent de Paintshop Pro, un partagiciel peu coûteux qui permet de sauvegarder des fichiers d’images dans des formats qui conviennent à Internet. Adobe Photoshop est un excellent progiciel de manipulation d’images, et fonctionne soit sur Macintosh soit sur IBM. Un autre bon programme de coloriage est Corel Photo-Paint. CorelDraw 6 et Adobe Illustrator sont tous deux d’excellents éditeurs vectoriels.

On trouve sur le marché une vaste gamme de logiciels de ROC. Deux bien connus sont Textbridge Pro et OmniPage Pro. Les versions Pro de ces logiciels comportent souvent plus de caractéristiques que les versions dites « lite ». Dans les versions Pro, il existe un élément particulièrement utile, le mode « batch » (lot) qui offre la possibilité de balayer une série de pages et de procéder plus tard à la ROC en lot.

Pour numériser le son, la qualité voulue est un aspect critique quand vient le temps de choisir le logiciel. Souvent la carte audio de votre ordinateur est accompagnée d’un logiciel de base qui permet de saisir une phrase ou deux. Sound Forge (pour Windows) est un logiciel que certains projets d’audio-archivage ont employé.

Pour la plupart des projets, un compte d’appel assorti d’un modem est suffisant. N’oubliez pas qu’il vous faudra un certain nombre d’heures pour transférer vos fichiers au serveur de Rescol, surtout si vous avez créé un nombre considérable de fichiers d’images.

Si votre effectif a peu ou pas d’expérience des projets numérisés, et une connaissance fort rudimentaire d’Internet, vous aurez besoin de compétences spécialisées pour former et guider votre équipe de projet. Votre effectif aura une certaine compétence en ce qui concerne votre collection et son sujet, et le fait de se joindre à une entreprise de consultation multimédia locale est une bonne solution pour ce qui est d’obtenir la compétence technique nécessaire. En outre, le fait d’embaucher pour votre équipe des personnes qui ont de l’expérience en informatique réduira le besoin de soutien et de formation.

Les bibliothèques de petite taille, et les services d’archives en particulier, devraient planifier les choses de manière à ce que le projet n’accapare pas les heures de travail du personnel tout entier. Grâce à une planification avisée, votre participation peut se limiter à une période d’une demi-journée à une journée complète par semaine.

Le rôle de la bibliothèque ou du service d’archives consiste essentiellement à garder le contenu. Le rôle le plus important que vous pouvez jouer est de vous assurer que l’équipe de jeunes comprend le contenu et les tâches à accomplir.

Un certain nombre de structures d’équipe sont efficaces. Votre équipe peut travailler en tant que groupe de pairs, ou vous pouvez aussi désigner un gestionnaire de projet. Que vous désigniez ou non un gestionnaire, il est indispensable qu’une personne note et suive les documents, l’état des projets, les noms de fichiers, etc. Il est bon cependant de penser à désigner un gestionnaire de projet; en effet, cette mesure simple, prise au début de votre projet, permet de contrôler soigneusement le travail, les délais et la qualité pendant toute la durée du projet.

• Fournir un local
• Assurer la supervision quotidienne du projet; vérifier si l’équipe est présente et productive
• Fournir la collection à numériser
• Avoir une connaissance spécialisée du contenu
• Fournir des fichiers extraits de la base de données, ou enseigner aux étudiants à extraire les fichiers dont ils ont besoin
• Fournir ordinateurs et scanner
• Aider à l’achat des logiciels
• Passer le site en revue, faire une correction d’épreuves et approuver le contenu

• Dispenser des conseils sur la conception générale du projet
• Recommander le déroulement du travail
• Fixer des jalons pour la numérisation
• Inculquer les compétences de base : rudiments d’Internet, rudiments de la conception, du balayage, de la manipulation d’images, de la RCO, du HTML, du transfert des fichiers
• Superviser et guider les programmeurs pour ce qui est de parcourir les textes, de concevoir la base de données, de charger des données dans une base de données, de poser par écrit des questions sur les bases de données
• Donner des conseils sur la conception du site; vous voudrez peut-être retenir les services de l’entreprise pour obtenir des dessins professionnels, des éléments de page d’accueil, comme les fonds, les boutons, les images supplémentaires et les logos
• Passer en revue le site et autoriser les travaux techniques

• Organiser l’équipe et surveiller les membres de cette dernière
• Préparer des rapports
• Contrôler les délais et assurer un contrôle de la qualité
• Communiquer avec les autres partenaires
• S’assurer que le contenu est disponible et structuré et que les droits d’auteur sont confirmés
• Veiller à la mise au point globale du site

• Aider à l’installation du matériel et des logiciels
• Servir de personne-ressource à l’équipe
• Peut prendre le produit réalisé par d’autres membres de l’équipe et créer une base de données en ligne, élaborer des index ou des outils de recherche, au besoin

• Travailler avec le gestionnaire de projet au sujet du contenu et de la numérisation
• Participer à la mise au point du site
• Exécuter des tâches de balayage et de RCO
• Exécuter les travaux en HTML
• Aider à l’élaboration des bases de données, des index ou des outils de recherche, au besoin
• Transmettre les fichiers de la collection au serveur de Rescol

Une ligne de conduite fort générale à l’intention des employés non chevronnés qui numérisent et créent des pages Web est qu’il est possible, par travailleur et par jour, de concevoir environ deux pages de texte, de les soumettre au processus de ROC, d’en faire la révision et de les convertir en HTML (cette estimation comprend la formation).

Une autre règle approximative est qu’il est possible de numériser et d’améliorer en moyenne cinq images par travailleur à l’heure. Toutefois, gardez à l’esprit que les cartes-images, les dessins complexes, les index complexes, les bases de données, etc. réduiront le nombre d’éléments que vous pouvez vous attendre à « balayer », de même que la taille globale du site dont vous disposerez probablement à la date d’achèvement du projet.

• Introduction au contenu numérisé et aperçu de la création de ce dernier
• Formation relative aux compétences Internet de base (courrier électronique, protocole de transfert de fichiers)
• Formation peut être nécessaire au sujet de connaissances informatiques de base : utilisation de Windows ou de Macintosh
• Scénario-maquette ou organisation du contenu
• Logiciel et matériel de balayage
• Manipulation d’images
• Logiciel de ROC (reconnaissance optique de caractères)
• HTML (HyperText Markup Language) et logiciel d’édition HTML

Si votre projet comporte une base de données, il est possible que les membres de l’équipe aient besoin d’une formation spécialisée sur, par exemple, l’utilisation de programmes de base de données, ou l’apprentissage de perl et de mSQL

L’un des mandats du programme des Collections numérisées du Canada est de créer des histoires canadiennes qui revêtent une certaine importance à l’échelle locale, régionale ou nationale. Lorsque l’on a affaire à la tâche complexe de créer une base de données en ligne, il est facile d’oublier que le site Web que l’on établit doit, en fin de compte, raconter une histoire.

La plupart des bibliothèques et des services d’archives possèdent des collections spécialisées de photographies, de manuscrits, de monographies, d’articles et d’autres documents. Il est tentant de croire que la collection est d’une importance telle qu’un projet consistant à balayer dans l’ordre une série complète de documents et à les présenter sur le Web sera utile. Le but du programme des CNC est de présenter des documents qui concernent le Canada et qui intéressent le grand public. Il est indispensable de fournir un contexte, un aperçu et quelques documents de base pour montrer pourquoi les documents en question sont intéressants et de quelle manière ils pourraient être utilisés.

Un aspect qui a son importance au moment de déterminer votre scénario-maquette est celui de savoir si vous avez les ressources voulues pour continuer d’alimenter le site en informations après que le projet des CNC sera terminé. Dans l’affirmative, vous devez planifier et organiser le site de manière qu’il soit possible de le tenir à jour. Dans la négative, évitez de créer des liens menant à d’autres sites Web car ceux-ci changeront souvent..

Les lignes directrices pour la conception d’un site des Collections numérisées du Canada sont utiles pour ce qui est d’établir le scénario-maquette de votre site Web et de concevoir ce dernier. Le but de ces lignes directrices est de définir la structure du site et son aspect, le contenu des pages, les mentions concernant les collaborateurs et les éléments graphiques qui sont nécessaires pour tous les projets des CNC.

Les bibliothèques et les services d’archives profitent eux aussi de l’acquisition de nouvelles compétences techniques et gestionnelles, de la création de nouveaux partenariats à l’échelon local, régional et national, de même que de la possibilité de faire preuve de créativité et d’innovation malgré les compressions financières importantes que nous connaissons aujourd’hui. Mais il y a plus : les améliorations que le programme des Collections numérisées du Canada permet d’apporter à nos services et à nos collectivités ne peuvent être que profitables, en fin de compte, à nos utilisateurs.